Fatturazione elettronica: come prepararsi all’utilizzo

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A partire dal 1° gennaio 2019 chiunque emetterà una fattura lo dovrà fare in formato elettronico, inviandola al destinatario tramite il Sistema di interscambio creato appositamente dall’Agenzia delle Entrate e in formato XML. Questi ultimi mesi che ci avvicinano alla fine dell’anno sono quindi l’ultimo momento utile per adeguarsi ai regolamenti, in modo da arrivare alla scadenza già preparati e pronti all’utilizzo delle fatture elettroniche ed evitare così spiacevoli sanzioni.

Cos’è una fattura elettronica
La fatturazione oggi viene in genere preparata in vari modi; nella maggior parte dei casi viene compilata su un computer aziendale e quindi stampata per consegnarla al diretto interessato, brevi mano o per posta. Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture che un’azienda produce, ma anche tutte quelle che riceve, dovranno essere compilate utilizzando un apposito software di fatturazione elettronica e inviate attraverso il sistema dell’Agenzia delle Entrate. I software oggi disponibili sono perfettamente adeguati all’uso che se ne deve fare in azienda e rendono la fatturazione più semplice ed immediata. Oltre a poter essere utilizzati per la produzione e l’invio delle fatture, consentono di conservare le stesse, in alcuni casi nel cloud. Questo eviterà all’azienda di impiegare spazi di una certa importanza per la conservazione delle copie cartacee delle fatture emesse nel corso di 10 anni, compreso quello in corso.

Cosa succede a chi non si adegua
La legge prevede che qualsiasi soggetto è obbligato ad utilizzare le fatture elettroniche, escluso coloro che rientrano nel regime dei minimi e dei forfettari. Se una o più fatture non saranno compilate attraverso apposito software, in formato xml e inviate attraverso il sistema di interscambio lo Stato le considererà come non emesse. Questo significa che si può incappare in una sanzione che varia del 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non documentato. Inoltre, nel caso in cui la fattura compilata in modo non corretto porti alla detrazione IVA incorreranno in una sanzione amministrativa pari al 100% dell’imposta.

Come cambiano le cose
In effetti per le aziende le cose cambiano in meglio, se non per un iniziale periodo di transizione, durante il quale è necessario apprendere l’utilizzo di software diversi da quelli in uso. Del resto si tratta di un’evidente miglioria del sistema odierno, che va a diminuire la possibilità che una fattura vada smarrita, o che non sia saldata dal destinatario. Purtroppo infatti affidare una fattura al sistema postale può sempre dare adito a disguidi e disagi di vario genere, che vanno ad allungare i tempi di pagamento. Con la fatturazione elettronica invece le cose si semplificano e si velocizzano. Per ultimo anche la compilazione diviene più rapida, visto che gli appositi software comprendono varie possibilità, ad esempio quella di auto compilare i campi per i clienti già registrati, oltre all’invio telematico che avviene in tempi minimi. Si deve anche poi considerare che le cose si semplificano anche da parte dell’Agenzia delle Entrate, che potrà rapidamente verificare le fatture emesse da un’Azienda. Già oggi chi utilizza questo tipo di fatturazione ha la priorità nel momento in cui richiede un rimborso IVA, in quanto il calcolo e le verifiche sono praticamente immediati.

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